Miksi WhatsAppista on niin vaikea luopua työmaalla?
WhatsApp on työmailla suosittu ennen kaikkea siksi, että se on helppo ja tuttu tapa viestiä. Se löytyy lähes kaikkien puhelimesta, uuden ryhmän perustaa hetkessä ja viestin tai kuvan lähettää sekunneissa. Työmaan arjessa nämä ovat isoja etuja.
Ongelmat eivät yleensä synny silloin, kun viesti lähetetään. Ne tulevat vastaan myöhemmin, kun kuvaa, sovittua asiaa tai tärkeää ohjetta pitäisi löytää uudelleen viestiketjusta.
”Siitä otettiin kuva joskus kahdeksan viikkoa sitten”
Tilanne on varmasti tuttu monelle. Tiedät, että kuva on olemassa, mutta et enää muista tarkasti, milloin se otettiin tai missä WhatsApp-ryhmässä siitä keskusteltiin.
Sitten alkaa etsiminen ja selaaminen.
WhatsAppissa voi siirtyä tiettyyn ajankohtaan päivämäärän perusteella. Isolla työmaalla jo kahdeksan viikon aikana on kuitenkin voinut syntyä valtava määrä viestejä ja kuvia, joten oikean kuvan tai tiedon löytäminen voi silti olla yllättävän työlästä.
Työmaan näkökulmasta kuvalla on yleensä paljon enemmän kontekstia kuin pelkkä päivämäärä. Kuva voi liittyä tiettyyn rakennukseen, kerrokseen, asuntoon tai tilaan – ja vielä tarkemmin esimerkiksi tiettyyn oviaukkoon tai ovenkarmiin. Samalla se voi liittyä havaittuun puutteeseen, työvaiheeseen tai tehtävään.
Kun tämä konteksti säilyy kuvan yhteydessä, käyttäjän ei tarvitse kahdeksan viikon päästä muistaa, milloin kuva otettiin. Riittää, että hän muistaa, mitä kuvassa oli tai mihin se liittyi.
Näytä asunnon A14 kuvat.
Työmaan viesti ei ole aina vain viesti
Työmaan keskustelussa käsitellään päivän aikana monenlaisia asioita. Viestiketjussa ne näyttävät helposti samanarvoisilta viesteiltä, vaikka niiden merkitys ja vaatimat toimenpiteet ovat aivan erilaisia.
”Valvoja tulee huomenna.” → tapahtuma
”Korjaa tuo ennen sitä.” → tehtävä
”Tarvitaan huomiseksi ruuveja ja työhanskoja.” → tarviketarve / puute
Sama koskee työmaalle tulevia toimituksia, havaittuja puutteita, muistettavia asioita ja kuvia. Tavallisessa chatissa kaikki päätyvät kuitenkin samaan aikajärjestyksessä etenevään viestivirtaan.
Siinä on yksi työmaaviestinnän keskeisistä haasteista: erilaiset asiat sekoittuvat keskustelussa toisiinsa, vaikka niitä pitäisi käsitellä eri tavoin.
Entä jos työntekijän ei tarvitsisi kirjata enempää?
Yksi ratkaisu olisi tehdä jokaiselle asialle oma lomake. Tehtävä kirjataan tehtäväjärjestelmään, tarviketarve toiselle listalle, toimitus kalenteriin ja kuva luokitellaan oikean työvaiheen ja sijainnin alle.
–> Tieto olisi hienosti rakenteessa.
Samalla työmaalle syntyisi kuitenkin lisää kirjattavaa. Työntekijän pitäisi viestin lähettämisen lisäksi pysähtyä miettimään, mihin sama asia pitäisi vielä kirjata. Siksi kiinnostavampi kysymys on: voisiko rakenne syntyä ilman, että ihmisten tarvitsee muuttaa tapaansa viestiä?
Työntekijä voisi edelleen kirjoittaa viestin, puhua tai ottaa kuvan aivan kuten ennenkin. Hänen ei tarvitsisi miettiä oikeaa lomaketta tai sitä, mihin järjestelmään mikäkin asia kuuluu.
Järjestelmä voisi sen sijaan tunnistaa keskustelusta, että nyt puhutaan esimerkiksi tehtävästä, tarviketarpeesta, toimituksesta tai muistettavasta tapahtumasta. Oheinen havainnekuva näyttää, miltä tämä voisi käytännössä näyttää.
Keskustelu → tehtävät + tapahtumat + toimitukset + tarviketarpeet + kuvat + muistutukset
Tekoälyn kiinnostavin rooli työmaaviestinnässä ei ehkä olekaan tekstien kirjoittaminen ihmisen puolesta. Paljon kiinnostavampaa on, jos se pystyy ymmärtämään työmaan arkista keskustelua ja muuttamaan sitä hallittaviksi asioiksi ilman ylimääräistä kirjaamista.
WhatsApp asettaa muille sovelluksille kovan riman
Uuden työmaatyökalun ei riitä olevan ominaisuuksiltaan WhatsAppia parempi. Sen pitää olla myös lähes yhtä helppo käyttää. Jos käyttö vaatii koulutusta, useita lomakkeita tai jatkuvaa miettimistä siitä, mihin mikäkin asia kuuluu, tuttu viestiketju voittaa helposti – etenkin keskellä työpäivää.
Hyödyn pitää näkyä arjessa hyvin konkreettisesti:
- Tarvikkeet muistetaan tilata ajoissa.
- Tehtävä ei huku keskusteluun.
- Työmaalle tulevasta toimituksesta muistetaan huolehtia.
- Kahdeksan viikkoa sitten otettu kuva löytyy silloin, kun sitä tarvitaan.
Samalla keskustelusta voi syntyä dokumentaatiota ja tilannekuvaa työn edetessä. Tieto ei synny erillisenä raportointityönä, vaan osana sitä viestintää, jota työmaalla tehdään joka tapauksessa.
Viestimisen ei tarvitse muuttua
SiteTalkissa lähtökohta on yksinkertainen: työmaalla pitäisi voida viestiä yhtä helposti kuin ennenkin, mutta tiedon ei pitäisi jäädä viestiketjuun.
Kun keskustelussa sovitaan tehtävästä, järjestelmä voisi auttaa muistamaan sen. Kun huomataan tarviketarve, se voisi päätyä tarkistettavaksi ja tilattavaksi. Kun otetaan kuva, se voisi liittyä oikeaan paikkaan ja työvaiheeseen. Viestimisen ei siis tarvitse muuttua – olennaisempaa on, mitä tiedolle tapahtuu viestin lähettämisen jälkeen.