SiteTalk-mobiilisovelluksen tietosuojaseloste
Päivitetty 11.8.2026
Tämä seloste koskee SiteTalk-mobiilisovellusta (iOS ja Android) ja kertoo, mitä tietoja sovellus käsittelee, miksi ja kenelle niitä luovutetaan. Se täydentää yleistä tietosuojaselostettamme, joka koskee verkkosivustoamme ja palveluamme kokonaisuutena.
1. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä
SiteTalk on organisaatioille tarkoitettu työkalu. Käyttäjätilit luo asiakasorganisaatio, ei käyttäjä itse, ja siksi vastuut jakautuvat näin:
- Asiakasorganisaatiosi on rekisterinpitäjä sen sisällön osalta, jonka te tuotatte palveluun: projektit, chat-viestit, tehtävät, muistiot, tiedostot ja kuvat. Työnantajasi päättää, kuka pääsee näihin tietoihin ja kuinka kauan niitä säilytetään.
- SiteTalk Oy on käsittelijä tämän sisällön osalta ja toimii asiakasorganisaation ohjeiden mukaisesti.
- SiteTalk Oy on rekisterinpitäjä palvelun teknisten tietojen osalta: tilitiedot, kirjautumiset, virhe- ja kaatumisraportit sekä push-ilmoitusten tunnisteet.
SiteTalk Oy, Y-tunnus 3575613-1, Suomi. Yhteydenotot: sitetalk.fi/yritys.
2. Mitä tietoja sovellus käsittelee
Alla on kaikki, mitä sovellus kerää. Samat tiedot ilmoitetaan Applen App Storen tietosuojakuvauksessa, jossa ne on jaoteltu Applen omiin tietotyyppeihin. Tiedot on kytketty käyttäjätiliisi lukuun ottamatta kaatumis- ja diagnostiikkatietoja, joissa ei ole käyttäjätunnistetta. Mitään niistä ei käytetä seurantaan tai mainontaan.
| Tieto | Mitä se on | Miksi |
|---|---|---|
| Sähköpostiosoite | Organisaatiosi antama kirjautumistunnus. | Kirjautuminen, salasanan palautus, palveluviestit. |
| Nimi | Etu- ja sukunimi sekä valinnainen profiilikuva. | Jotta työtoverit tunnistavat, kuka viestin tai tehtävän takana on. |
| Puhelinnumero | Valinnainen numero, jonka voit lisätä profiiliisi. | Näkyy projektin jäsenille, jos sinut on merkitty projektin työnjohtajaksi, jotta he tavoittavat sinut. Muutoin numero näkyy vain sinulle. |
| Kuvat ja videot | Kuvat, jotka otat sovelluksessa tai liität kuvakirjastostasi. | Liitteet chat-viesteissä, tehtävissä ja projektin tiedostoissa. |
| Äänitiedot | Puhe, jonka sanelet viestiksi, ja työmaakierroksen äänitallenne. | Puheen muuntaminen tekstiksi. Ks. kohta 4. |
| Tarkka sijainti | Sijainti sillä hetkellä, kun otat kuvan sovelluksessa. | Työmaakuvan merkitseminen paikkatiedolla. Ks. kohta 3. |
| Muu käyttäjäsisältö | Chat-viestit, tehtävät, osatehtävät, muistiot ja asiakirjat. | Palvelun ydintoiminto: projektin viestintä ja työn seuranta. |
| Käyttäjätunniste | Tilisi numerotunnus palvelussa. | Sisältösi ja käyttöoikeuksiesi yhdistäminen tiliisi. |
| Laitetunnisteet | Push-ilmoitustunniste (FCM-token) ja kaatumisraporttien tekninen tunniste. | Ilmoitusten kohdentaminen oikeaan laitteeseen ja vikojen korjaaminen. Ks. kohta 5. |
| Käyttötiedot | Mitä sovelluksen toimintoa käytit ja milloin, sekä IP-osoite ja laitteen tyyppi. | Palvelun toimivuuden seuranta ja SiteTalk Oy:n omat käyttöraportit palvelun kehittämiseksi. Ks. kohta 9. |
| Kaatumistiedot | Virheen tyyppi ja kohta koodissa, sovelluksen versio, laitemalli ja käyttöjärjestelmän versio. | Kaatumisten ja virheiden korjaaminen. Ei sisällä käyttäjätunnistetta. Ks. kohta 5. |
| Muut diagnostiikkatiedot | Epäonnistuneiden verkkokutsujen tekniset tiedot ja Firebase-kirjastojen omat toimintatiedot. | Vikojen paikantaminen ja ilmoitusten perillemenon varmistaminen. Ei sisällä käyttäjätunnistetta. |
Sovellus ei kerää yhteystietoluetteloasi, terveystietoja, maksutietoja eikä selaushistoriaa.
Käyttöoikeudet, joita sovellus pyytää
- Kamera — profiilikuvan ja työmaakuvien ottaminen.
- Kuvakirjasto — olemassa olevien kuvien liittäminen.
- Mikrofoni — viestin saneleminen ja työmaakierroksen tallennus.
- Sijainti (kun sovellus on käytössä) — kuvien paikkamerkintä.
- Ilmoitukset — uudet viestit, tehtävät ja muistutukset.
Jokainen näistä on vapaaehtoinen ja voidaan kieltää tai peruuttaa laitteen asetuksista. Sovellus toimii ilman niitä, mutta kyseinen toiminto ei ole käytettävissä.
3. Sijaintitiedot
Sijaintia luetaan vain silloin, kun sovellus on avoinna ja otat kuvan. Sovellus ei käytä taustasijaintia eikä seuraa liikkeitäsi. Sijaintia ei käytetä mainontaan, profilointiin eikä työajan tai työntekijän seurantaan.
Kun otat kuvan sovelluksessa, kuvan yhteyteen tallennetaan sen ottopaikan koordinaatit, jotta työmaakuvasta näkee, mistä kohtaa se on otettu. Sijainti on osa kuvaa, ja se näkyy niille projektin jäsenille, jotka näkevät kuvankin. Jos kiellät sijaintiluvan, kuvat lähtevät ilman paikkamerkintää.
4. Ääni ja puheentunnistus
Mikrofonia käytetään kahteen asiaan: viestin sanelemiseen ja työmaakierroksen tallentamiseen. Molemmissa ääni lähetetään palvelimellemme ja sieltä Googlen Cloud Speech-to-Text -palveluun tekstiksi muunnettavaksi. Tämä käsittely tapahtuu Googlen EU-monialueella.
Ääntä ei tallenneta silloin, kun et ole itse aloittanut sanelua tai tallennusta. Sovellus ei kuuntele taustalla.
5. Laitetunnisteet, ilmoitukset ja virheraportit
Push-ilmoituksia varten laitteesi saa Firebase Cloud Messaging -tunnisteen, joka tallennetaan tiliisi. Tunniste yksilöi laitteen, ei sinua henkilönä, ja se poistetaan kun kirjaudut ulos.
Kun sovellus kaatuu tai kohtaa virheen, meille lähetetään tekninen raportti: virheen tyyppi, sovelluksen versio, laitemalli ja käyttöjärjestelmän versio. Raportissa ei ole chat-viestien tai tiedostojen sisältöä.
6. Tekoälytoiminnot
Sovelluksen tiivistelmät ja tekoälyavusteiset toiminnot suoritetaan palvelimellamme, ei laitteellasi. Kun pyydät tiivistelmän, kyseisen keskustelun tai projektin sisältö lähetetään Googlen Vertex AI -palveluun (Gemini-mallit) käsiteltäväksi ja tulos palautetaan sinulle.
Viestin kääntäminen on erillinen toiminto, joka käynnistyy vain pyynnöstäsi: käännettävän viestin teksti lähetetään Google Cloud Translation -palveluun, joka käsittelee sen EU-alueella (europe-west1).
Sisältöä ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Sovelluksessa ei ole kolmansien osapuolten tekoäly-SDK:ita — kaikki kulkee oman taustajärjestelmämme kautta.
7. Alikäsittelijät
| Palvelu | Käyttötarkoitus | Sijainti |
|---|---|---|
| Google Cloud Platform | Palvelimet, tietokanta, tiedostojen tallennus | europe-north1 (Suomi) |
| Google Vertex AI | Tiivistelmät ja tekoälytoiminnot | Globaali päätepiste — voi käsitellä EU:n ulkopuolella |
| Google Cloud Speech-to-Text | Puheen muuntaminen tekstiksi | EU-monialue |
| Google Cloud Translation | Viestien kääntäminen | europe-west1 (Belgia) |
| Firebase Cloud Messaging | Push-ilmoitukset | Googlen globaali infrastruktuuri |
| Firebase Crashlytics | Kaatumisraportit | Googlen globaali infrastruktuuri |
| Apple | Sovelluksen jakelu ja ilmoitusten välitys (APNs) | Globaali |
8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Projektisisältö, tiedostot ja tietokanta sijaitsevat Suomessa. Osa yllä luetelluista Googlen palveluista voi kuitenkin käsitellä tietoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Näissä siirroissa nojaudumme Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) osana Googlen kanssa tehtyä tietojenkäsittelysopimusta.
9. Säilytysajat
- Projektisisältö (viestit, tehtävät, tiedostot) — niin kauan kuin asiakasorganisaatiosi sopimus on voimassa, tai kunnes organisaatio poistaa sisällön.
- Luetut ilmoitukset — 30 vuorokautta.
- Käyttötiedot — 90 vuorokautta.
- Tekoälytiivistelmien ja käännösten välimuisti — 30 vuorokautta, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti öisin.
- Käytetyt ja vanhentuneet kutsut — poistetaan öisin.
- Kaatumisraportit — Firebase Crashlyticsin oletussäilytysajan mukaisesti.
10. Emme seuraa sinua
Sovelluksessa ei ole mainoksia, mainostunnisteita eikä kolmansien osapuolten analytiikka-SDK:ita. Emme yhdistä tietojasi muiden yritysten keräämiin tietoihin emmekä myy tai vuokraa niitä. Applen tietosuojakuvauksessa vastaamme seurantakysymykseen kieltävästi kaikkien tietotyyppien osalta.
11. Tietoturva
Liikenne sovelluksen ja palvelimen välillä on aina salattua (HTTPS/TLS). Kirjautumistunniste säilytetään laitteen suojatussa avainnipussa (Keychain / Android Keystore), ei tavallisissa asetuksissa. Pääsy tuotantoympäristöön on rajattu ja lokitettu.
12. Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä sekä saada tietosi siirrettävässä muodossa.
Koska työnantajasi on projektisisällön rekisterinpitäjä, ohjaamme sitä koskevat pyynnöt ensisijaisesti organisaatiosi pääkäyttäjälle. Voit aina ottaa yhteyttä myös suoraan meihin. Jos katsot, ettei asiaa ole hoidettu asianmukaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
13. Tilin ja tietojen poistaminen
Sovelluksessa ei ole rekisteröitymistä eikä siksi myöskään tilin poistamista: tilit luo ja poistaa asiakasorganisaation pääkäyttäjä SiteTalkin verkkosovelluksessa, ja tili poistuu yhdessä siihen liittyvän työhistorian kanssa. Pyydä poistoa organisaatiosi pääkäyttäjältä tai ota yhteyttä meihin.
14. Muutokset
Jos muutamme sitä, mitä sovellus kerää, päivitämme tämän sivun ja sen päivämäärän. Merkittävistä muutoksista kerromme sovelluksessa tai sähköpostitse.
Dataskyddsbeskrivning för SiteTalk-appen
Uppdaterad 11.8.2026
Den här beskrivningen gäller SiteTalks mobilapp (iOS och Android) och redogör för vilka uppgifter appen behandlar, varför och vem de lämnas ut till. Den kompletterar vår allmänna dataskyddsbeskrivning, som gäller webbplatsen och tjänsten som helhet.
1. Personuppgiftsansvarig och biträde
SiteTalk är ett verktyg för organisationer. Konton skapas av kundorganisationen, inte av användaren själv, och därför fördelas ansvaret så här:
- Din kundorganisation är personuppgiftsansvarig för det innehåll ni skapar i tjänsten: projekt, chattmeddelanden, uppgifter, anteckningar, filer och foton. Din arbetsgivare bestämmer vem som får tillgång och hur länge uppgifterna sparas.
- SiteTalk Oy är personuppgiftsbiträde för detta innehåll och följer kundorganisationens instruktioner.
- SiteTalk Oy är personuppgiftsansvarig för tjänstens tekniska uppgifter: kontouppgifter, inloggningar, fel- och kraschrapporter samt identifierare för push-aviseringar.
SiteTalk Oy, FO-nummer 3575613-1, Finland. Kontakt: sitetalk.fi/yritys.
2. Vilka uppgifter appen behandlar
Nedan finns allt som appen samlar in. Samma uppgifter anges i Apples App Store-integritetsbeskrivning, där de är indelade enligt Apples egna uppgiftstyper. Uppgifterna är kopplade till ditt konto med undantag för krasch- och diagnostikuppgifter, som saknar användaridentifierare. Ingen av dem används för spårning eller reklam.
| Uppgift | Vad det är | Varför |
|---|---|---|
| E-postadress | Inloggningsuppgiften du fått av din organisation. | Inloggning, återställning av lösenord, servicemeddelanden. |
| Namn | För- och efternamn samt en valfri profilbild. | Så att kollegor ser vem som står bakom ett meddelande eller en uppgift. |
| Telefonnummer | Ett valfritt nummer som du kan lägga till i din profil. | Visas för projektets medlemmar om du är angiven som projektets arbetsledare, så att de kan nå dig. I annat fall syns numret bara för dig. |
| Foton och videor | Bilder du tar i appen eller bifogar från ditt bildbibliotek. | Bilagor i chattar, uppgifter och projektets filer. |
| Ljuduppgifter | Tal du dikterar till ett meddelande och ljudinspelning av en genomgång. | Omvandling av tal till text. Se punkt 4. |
| Exakt plats | Platsen i det ögonblick du tar ett foto i appen. | Platsmärkning av byggplatsfoton. Se punkt 3. |
| Övrigt användarinnehåll | Chattmeddelanden, uppgifter, deluppgifter, anteckningar och dokument. | Tjänstens kärnfunktion: projektkommunikation och uppföljning av arbetet. |
| Användaridentifierare | Ditt kontos numeriska id i tjänsten. | Att koppla ditt innehåll och dina behörigheter till ditt konto. |
| Enhetsidentifierare | Identifierare för push (FCM-token) och teknisk identifierare i kraschrapporter. | Att rikta aviseringar till rätt enhet och att åtgärda fel. Se punkt 5. |
| Användningsuppgifter | Vilken funktion i appen du använde och när, samt IP-adress och enhetstyp. | Uppföljning av att tjänsten fungerar och SiteTalk Oy:s egna användningsrapporter för att utveckla tjänsten. Se punkt 9. |
| Kraschdata | Feltyp och plats i koden, appens version, enhetsmodell och operativsystemets version. | Att åtgärda krascher och fel. Innehåller ingen användaridentifierare. Se punkt 5. |
| Övriga diagnostikuppgifter | Tekniska uppgifter om misslyckade nätverksanrop och Firebase-bibliotekens egna driftuppgifter. | Att lokalisera fel och säkerställa att aviseringar går fram. Innehåller ingen användaridentifierare. |
Appen samlar inte in din kontaktlista, hälsouppgifter, betaluppgifter eller webbhistorik.
Behörigheter appen begär
- Kamera — ta profilbild och foton från byggplatsen.
- Bildbibliotek — bifoga befintliga bilder.
- Mikrofon — diktera meddelanden och spela in en genomgång.
- Plats (när appen används) — platsmärkning av foton.
- Aviseringar — nya meddelanden, uppgifter och påminnelser.
Var och en av dessa är frivillig och kan nekas eller återkallas i enhetens inställningar. Appen fungerar utan dem, men just den funktionen blir otillgänglig.
3. Platsuppgifter
Platsen läses endast när appen är öppen och du tar ett foto. Appen använder inte plats i bakgrunden och följer inte dina rörelser. Platsen används inte för reklam, profilering eller övervakning av arbetstid eller anställda.
När du tar ett foto i appen sparas koordinaterna för var det togs tillsammans med bilden, så att ett byggplatsfoto visar var det togs. Platsen är en del av bilden och syns för de projektmedlemmar som ser bilden. Om du nekar platsbehörighet skickas bilderna utan platsmärkning.
4. Ljud och taligenkänning
Mikrofonen används till två saker: att diktera ett meddelande och att spela in en genomgång. I båda fallen skickas ljudet till vår server och därifrån till Googles Cloud Speech-to-Text för omvandling till text. Den behandlingen sker i Googles EU-multiregion.
Ljud spelas inte in när du inte själv har startat diktering eller inspelning. Appen lyssnar inte i bakgrunden.
5. Enhetsidentifierare, aviseringar och felrapporter
För push-aviseringar får din enhet en identifierare från Firebase Cloud Messaging som sparas på ditt konto. Identifieraren utpekar enheten, inte dig som person, och tas bort när du loggar ut.
När appen kraschar eller stöter på ett fel skickas en teknisk rapport till oss: feltyp, appversion, enhetsmodell och operativsystemets version. Rapporten innehåller inte innehållet i chattar eller filer.
6. AI-funktioner
Appens sammanfattningar och AI-stödda funktioner körs på vår server, inte på din enhet. När du begär en sammanfattning skickas innehållet i den chatten eller det projektet till Googles Vertex AI (Gemini-modeller) för behandling, och resultatet returneras till dig.
Översättning av ett meddelande är en separat funktion som startar först när du ber om den: texten i meddelandet skickas till Google Cloud Translation, som behandlar den inom EU (europe-west1).
Innehållet används inte för att träna AI-modeller. Appen innehåller inga AI-SDK:er från tredje part — allt går via vårt eget backend.
7. Underbiträden
| Tjänst | Ändamål | Plats |
|---|---|---|
| Google Cloud Platform | Servrar, databas, fillagring | europe-north1 (Finland) |
| Google Vertex AI | Sammanfattningar och AI-funktioner | Global slutpunkt — kan behandla utanför EU |
| Google Cloud Speech-to-Text | Omvandling av tal till text | EU-multiregion |
| Google Cloud Translation | Översättning av meddelanden | europe-west1 (Belgien) |
| Firebase Cloud Messaging | Push-aviseringar | Googles globala infrastruktur |
| Firebase Crashlytics | Kraschrapporter | Googles globala infrastruktur |
| Apple | Distribution av appen och förmedling av aviseringar (APNs) | Globalt |
8. Överföring utanför EU
Projektinnehåll, filer och databas finns i Finland. Vissa av Google-tjänsterna ovan kan dock behandla uppgifter utanför EU och EES. För sådana överföringar stödjer vi oss på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) som en del av databehandlingsavtalet med Google.
9. Lagringstider
- Projektinnehåll (meddelanden, uppgifter, filer) — så länge kundorganisationens avtal gäller, eller tills organisationen raderar innehållet.
- Lästa aviseringar — 30 dygn.
- Användningsuppgifter — 90 dygn.
- Cache för AI-sammanfattningar och översättningar — 30 dygn, därefter raderas den automatiskt nattetid.
- Använda och utgångna inbjudningar — raderas nattetid.
- Kraschrapporter — enligt Firebase Crashlytics standardlagringstid.
10. Vi spårar dig inte
Appen innehåller inga annonser, inga annonsidentifierare och inga analys-SDK:er från tredje part. Vi kombinerar inte dina uppgifter med uppgifter som samlats in av andra företag och vi säljer eller hyr inte ut dem. I Apples integritetsbeskrivning svarar vi nej på spårningsfrågan för samtliga uppgiftstyper.
11. Datasäkerhet
Trafiken mellan appen och servern är alltid krypterad (HTTPS/TLS). Inloggningsnyckeln sparas i enhetens säkra nyckelkedja (Keychain / Android Keystore), inte bland vanliga inställningar. Åtkomsten till produktionsmiljön är begränsad och loggad.
12. Dina rättigheter
Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter, att rätta felaktiga uppgifter, att begära radering eller begränsning av behandlingen, att invända mot behandlingen och att få dina uppgifter i ett överförbart format.
Eftersom din arbetsgivare är personuppgiftsansvarig för projektinnehållet hänvisar vi i första hand sådana begäranden till organisationens administratör. Du kan alltid också kontakta oss direkt. Om du anser att ärendet inte har skötts korrekt kan du lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).
13. Radering av konto och uppgifter
Appen har ingen registrering och därför inte heller någon radering av konto: konton skapas och raderas av kundorganisationens administratör i SiteTalks webbapplikation, och kontot försvinner tillsammans med den arbetshistorik som hör till det. Begär radering av din organisations administratör eller kontakta oss.
14. Ändringar
Om vi ändrar vad appen samlar in uppdaterar vi den här sidan och dess datum. Vid väsentliga ändringar informerar vi i appen eller via e-post.
SiteTalk app privacy notice
Updated 11 August 2026
This notice covers the SiteTalk mobile app (iOS and Android) and explains what the app processes, why, and who it is shared with. It supplements our general privacy statement, which covers the website and the service as a whole.
1. Controller and processor
SiteTalk is a tool for organisations. Accounts are created by the customer organisation rather than by the user, so responsibility splits as follows:
- Your organisation is the controller for the content you produce in the service: projects, chat messages, tasks, notes, files and photos. Your employer decides who has access and how long it is kept.
- SiteTalk Oy is the processor for that content, acting on the organisation’s instructions.
- SiteTalk Oy is the controller for the service’s technical data: account details, sign-ins, error and crash reports, and push notification identifiers.
SiteTalk Oy, business ID 3575613-1, Finland. Contact: sitetalk.fi/yritys.
2. What the app processes
Below is everything the app collects. The same data is declared in Apple’s App Store privacy details, where it is grouped into Apple’s own data types. Everything is linked to your account except crash and diagnostic data, which carries no user identifier. None of it is used for tracking or advertising.
| Data | What it is | Why |
|---|---|---|
| Email address | The sign-in credential issued by your organisation. | Signing in, password reset, service messages. |
| Name | First and last name, plus an optional profile photo. | So colleagues can see who is behind a message or a task. |
| Phone number | An optional number you can add to your profile. | Shown to a project’s members if you are listed as that project’s supervisor, so they can reach you. Otherwise the number is visible only to you. |
| Photos and videos | Images you take in the app or attach from your photo library. | Attachments in chats, tasks and project files. |
| Audio data | Speech you dictate into a message, and walkthrough recordings. | Converting speech to text. See section 4. |
| Precise location | Your location at the moment you take a photo in the app. | Geotagging site photos. See section 3. |
| Other user content | Chat messages, tasks, subtasks, notes and documents. | The core of the service: project communication and tracking work. |
| User ID | Your account’s numeric id in the service. | Tying your content and permissions to your account. |
| Device identifiers | The push notification token (FCM) and a technical identifier in crash reports. | Delivering notifications to the right device and fixing faults. See section 5. |
| Usage data | Which app feature you used and when, plus IP address and device type. | Monitoring that the service works, and SiteTalk Oy’s own usage reports for improving it. See section 9. |
| Crash data | The error type and where it happened in the code, the app version, device model and OS version. | Fixing crashes and errors. Carries no user identifier. See section 5. |
| Other diagnostic data | Technical details of failed network calls, and the Firebase libraries’ own operational data. | Locating faults and confirming notifications arrive. Carries no user identifier. |
The app does not collect your contacts, health data, payment details or browsing history.
Permissions the app asks for
- Camera — taking a profile photo and site photos.
- Photo library — attaching existing photos.
- Microphone — dictating messages and recording a walkthrough.
- Location (while using the app) — geotagging photos.
- Notifications — new messages, tasks and reminders.
Each is optional and can be refused or revoked in device settings. The app works without them; only that particular feature becomes unavailable.
3. Location
Location is read only while the app is open and you take a photo. The app does not use background location and does not track your movements. Location is never used for advertising, profiling, or monitoring working hours or employees.
When you take a photo in the app, the coordinates of where it was taken are stored with the image so that a site photo shows where it came from. The location is part of the photo and is visible to the project members who can see the photo. If you deny the location permission, photos are sent without a geotag.
4. Audio and speech recognition
The microphone is used for two things: dictating a message and recording a site walkthrough. In both cases the audio is sent to our server and from there to Google Cloud Speech-to-Text to be converted into text. That processing happens in Google’s EU multi-region.
Audio is not captured unless you have started dictation or a recording yourself. The app does not listen in the background.
5. Device identifiers, notifications and error reports
For push notifications your device receives a Firebase Cloud Messaging token, stored against your account. It identifies the device, not you as a person, and is removed when you sign out.
When the app crashes or hits an error, a technical report is sent to us: the error type, app version, device model and OS version. It does not contain the contents of chats or files.
6. AI features
Summaries and AI-assisted features run on our server, not on your device. When you request a summary, the content of that chat or project is sent to Google Vertex AI (Gemini models) for processing and the result is returned to you.
Translating a message is a separate action that runs only when you ask for it: the text of that message is sent to Google Cloud Translation, which processes it inside the EU (europe-west1).
Content is not used to train AI models. There are no third-party AI SDKs in the app — everything goes through our own backend.
7. Sub-processors
| Service | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Google Cloud Platform | Servers, database, file storage | europe-north1 (Finland) |
| Google Vertex AI | Summaries and AI features | Global endpoint — may process outside the EU |
| Google Cloud Speech-to-Text | Speech to text | EU multi-region |
| Google Cloud Translation | Message translation | europe-west1 (Belgium) |
| Firebase Cloud Messaging | Push notifications | Google’s global infrastructure |
| Firebase Crashlytics | Crash reports | Google’s global infrastructure |
| Apple | App distribution and notification delivery (APNs) | Global |
8. Transfers outside the EU
Project content, files and the database are located in Finland. Some of the Google services listed above may nonetheless process data outside the EU and EEA. For those transfers we rely on the European Commission’s Standard Contractual Clauses (SCCs) as part of our data processing agreement with Google.
9. Retention
- Project content (messages, tasks, files) — for as long as your organisation’s contract runs, or until the organisation deletes it.
- Read notifications — 30 days.
- Usage data — 90 days.
- Cached AI summaries and translations — 30 days, after which they are deleted automatically overnight.
- Used and expired invitations — pruned nightly.
- Crash reports — per Firebase Crashlytics’ default retention.
10. We do not track you
The app carries no advertising, no advertising identifiers and no third-party analytics SDKs. We do not combine your data with data collected by other companies, and we do not sell or rent it. In Apple’s privacy details we answer ”No” to the tracking question for every data type.
11. Security
Traffic between the app and the server is always encrypted (HTTPS/TLS). The sign-in token is held in the device’s secure keystore (Keychain / Android Keystore), not in ordinary preferences. Access to the production environment is restricted and logged.
12. Your rights
You have the right to access your data, correct inaccurate data, request erasure or restriction of processing, object to processing, and receive your data in a portable format.
Because your employer is the controller for project content, we direct those requests to your organisation’s administrator in the first instance. You can always contact us directly as well. If you believe the matter has not been handled properly, you can lodge a complaint with the Finnish Data Protection Ombudsman (tietosuoja.fi).
13. Deleting your account and data
The app has no sign-up, and therefore no in-app account deletion: accounts are created and removed by the customer organisation’s administrator in the SiteTalk web application, and an account is removed together with the work history attached to it. Ask your organisation’s administrator, or contact us.
14. Changes
If we change what the app collects, we update this page and its date. We announce significant changes in the app or by email.